SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

Administratorius referentas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

• turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį socialinių mokslų studijų srities išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu, profesinės darbo patirties, mokėti užsienio kalbą A2 lygiu;
• būti susipažinęs ir savo darbe vadovautis Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, teisės aktais, Administracijos nuostatais, Vidaus tvarkos taisyklėmis, Prašymų ir skundų nagrinėjimo ir asmenų aptarnavimo Akmenės rajono savivaldybės administracijoje taisyklėmis, Skyriaus veiklos nuostatais, šiuo pareigybės aprašymu,  kitais teisės aktais, reglamentuojančiais asmenų aptarnavimą, dokumentų valdymą ir tvarkymą; visuomenės informavimą Savivaldybėje;
• išmanyti Dokumentų rengimo taisykles, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, žinoti dokumentų rengimo, jų apskaitos pagrindus bei teisės aktų rengimo tvarką, gebėti rengti, įforminti ir organizuoti dokumentų apyvartą pagal Lietuvos Respublikos ir Europos Sąjungos standartus;
• mokėti kultūringai bendrauti su interesantais, tinkamai juos priimti, būti gerų manierų, komunikabilaus būdo, logiškai mąstyti, sklandžiai reikšti mintis raštu ir žodžiu, elgtis pagarbiai su aptarnaujamais ir kitais asmenimis;
• mokėti kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją, rengti išvadas; sugebėti dirbti savarankiškai, planuoti ir organizuoti savo veiklą;
• turėti kompiuterinio raštingumo įgūdžių ir žinių, mokėti dirbti kompiuteriu MS Office programiniu paketu arba lygiavertėmis programomis, domėtis informacinių technologijų naujovėmis ir jas pritaikyti darbe;
• žinoti tarnybinį etiketą, tarptautinį protokolą ir jų laikytis;
• žinoti darbuotojų saugos, priešgaisrinės saugos, elektrosaugos dirbant kompiuteriu reikalavimus.

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

Šias pareigas einantis administratorius referentas vykdo šias funkcijas:

• organizuoja Interesantų priimamojo darbą;
• pagal Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus reikalavimus priima Savivaldybės administracijos, Savivaldybės vadovų vardu tiesiogiai, atsiųstus paštu ar elektroninėmis priemonėmis asmenų dokumentus, korespondenciją, sąskaitas, prašymus, skundus ir kt., juos registruoja DVS ir, vadovams išnagrinėjus, perduoda padaliniams ar konkretiems vykdytojams susipažinti ir / ar vykdyti, atsakymui paruošti, kontroliuoja atsakymų į raštus pateikimą nustatytais terminais; užtikrina pateikiamos susipažinti ir rezoliucijoms rašyti korespondencijos, kurioje nurodyti terminai, operatyvų perdavimą tolesniam vykdymui (nepažeidžiant korespondencijoje nurodytų terminų); 
• pagal kompetenciją aptarnauja asmenis, atvykusius į Savivaldybę spręsti jiems rūpimus klausimus:
  • išklauso interesantų žodinius prašymus, skundus, pareiškimus, pasiūlymus ir pan. (toliau – prašymai), registruoja juos ir, jei prašymus galima išnagrinėti tuoj pat, nepažeidžiant asmenų ir Savivaldybės interesų bei nefiksuojant prašymų rašytiniuose dokumentuose, atsako į juos pagal savo kompetenciją. Jei asmens prašymas yra susijęs su Savivaldybės administracijos padalinio kompetencija, esant galimybei, iš karto pakviečia kompetentingą specialistą svarstomam klausimui išspręsti arba susitaria dėl kompetentingo specialisto ir interesanto susitikimo, pranešdamas tikslų priėmimo laiką bei vietą;
  • informuoja interesantus apie asmenų aptarnavimo Savivaldybėje tvarką, struktūrą, darbo laiką, apie klausimo sprendimo Savivaldybėje procedūrą, suteikia kitą reikiamą informaciją;
  • priima rašytinius asmenų prašymus ir skundus. Priimant prašymą patikslina jo esmę, patikrina, ar pateikti visi dokumentai, kurių reikės sprendimui priimti, sprendimui priimti reikalingą informaciją iš Administracijos padalinių, pavaldžių institucijų, prireikus – ir iš kitų institucijų, jeigu teisės aktuose nėra nustatyta kitaip, gauna pats neįpareigodamas to atlikti asmens, kuris kreipiasi;
  • užregistruoja prašymus atitinkamame registre. Ant prašymo ar skundo dedamas registracijos spaudas, jame įrašoma prašymo gavimo data ir registracijos numeris; asmens pageidavimu per 2 darbo dienas nuo prašymo užregistravimo asmens nurodytu adresu išsiunčiama pažyma, patvirtinanti dokumentų priėmimo faktą;
  • perduoda spręsti gautus dokumentus Administracijos vadovams ir informuoja asmenį, kada ir kaip (telefonu, paštu ar kita ryšių priemone) jam bus pranešta apie rūpimo klausimo išsprendimą;
  • jeigu į Savivaldybės kompetenciją neįeina išspręsti asmeniui rūpimą klausimą, paaiškina jam, kuri institucija kompetentinga spręsti šį klausimą, nurodo jos adresą, telefoną ir perduoda atsakingam darbuotojui persiųsti prašymą nagrinėti kompetentingai institucijai. Tuo atveju, kai nėra institucijos, kuri pagal savo kompetenciją turėtų nagrinėti prašymą ar skundą, prašymas grąžinamas pareiškėjui, nurodant grąžinimo priežastį;
  • išduoda asmeniui užpildyti reikiamus dokumentus, prireikus padeda juos užpildyti;
  • teikia pažymas ir kitus oficialius dokumentus teisės aktų nustatyta tvarka;
  • vykdo pavedimų atsakant į gautus raštus Savivaldybėje įgyvendinimo laiku stebėseną ir kontrolę, reguliariai informuoja vadovus apie pavedimų vykdymą teisės aktų nustatytais terminais;
• dirba su paslaugų informacine sistema PASIS;
• reguliariai tikrina interesantams matomoje vietoje padėtoje Piliečių ir kitų asmenų pageidavimų, pasiūlymų ir pastabų knygoje, kurioje jie panorėję visuomet gali raštu pareikšti savo nuomonę apie aptarnavimo kokybę, išdėstyti savo pageidavimus ir pasiūlymus, įrašus, analizuoja gyventojų pateiktus pasiūlymus, pastabas dėl jų aptarnavimo kokybės gerinimo, prašymų nagrinėjimo ir atsakymų pateikimo ir informaciją pateikia Bendrojo skyriaus vedėjui;
• siekdamas išsiaiškinti gyventojų poreikius ir užtikrinti kuo geresnę asmenų aptarnavimo kokybę, ne rečiau kaip kartą per ketvirtį  rengia klausimus anoniminėms apklausoms organizuoti  ir pateikia juos Bendrojo skyriaus vedėjui;
• kartą per metus atlieka asmenų aptarnavimo ir prašymų nagrinėjimo taikant „vieno langelio“ principą kokybės analizę ir šios analizės rezultatus praneša Bendrojo skyriaus vedėjui;
• dalyvauja rengiant Bendrojo skyriaus veiklos ataskaitas, planus, pagal kompetenciją sistemina, analizuoja ir teikia informaciją, reikalingą Savivaldybės administracijos veiklos ataskaitoms;
• formuoja bylas pagal patvirtintą dokumentacijos planą, užtikrina jų saugumą ir iki nustatyto termino atiduoda saugoti į Savivaldybės administracijos archyvą, tvarko raštvedybą vadovaudamasis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis;
• užtikrina, kad Interesantų priimamajame būtų visų reikiamų kanceliarinių, organizacinės technikos priemonių, sukuria palankias darbui ir asmenų priėmimui sąlygas;
• esant poreikiui tvirtina Savivaldybėje gautų dokumentų kopijų ir išrašų tikrumą;
• pavaduoja Bendrojo skyriaus administratorių referentą, sekretorių referentą jų nebuvimo darbe laikotarpiu (atostogų, nedarbingumo, komandiruočių ir kt. metu);
• atlieka kitus Administracijos direktoriaus, Bendrojo skyriaus vedėjo pavedimus pagal savo kompetenciją.