PATVIRTINTA
Akmenės rajono savivaldybės administracijos direktoriaus
2024 balandžio 2 d. įsakymu Nr. A-223

AKMENĖS RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS BENDROJO SKYRIAUS ADMINISTRATORIAUS SEKRETORIAUS PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖ

1. Bendrojo skyriaus (toliau – Skyrius) administratoriaus sekretoriaus pareigybė priskiriama specialistų grupei.
2. Pareigybės lygis – A2.
3. Šias pareigas einantis darbuotojas tiesiogiai pavaldus Bendrojo skyriaus vedėjui.

II SKYRIUS
SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

4. Darbuotojas, einantis Skyriaus administratoriaus sekretoriaus pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

4.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį socialinių arba humanitarinių mokslų studijų srities išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu arba aukštąjį koleginį socialinių arba humanitarinių mokslų studijų srities išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu, mokėti užsienio kalbą B2 lygiu;

4.2. būti susipažinęs ir savo darbe vadovautis Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, teisės aktais, Administracijos nuostatais, Vidaus tvarkos taisyklėmis, Skyriaus veiklos nuostatais, šiuo pareigybės aprašymu,  kitais teisės aktais, reglamentuojančiais asmenų aptarnavimą, dokumentų valdymą ir tvarkymą; visuomenės informavimą Savivaldybėje;

4.3. išmanyti Dokumentų rengimo taisykles, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, žinoti dokumentų rengimo, jų apskaitos pagrindus bei teisės aktų rengimo tvarką, išmanyti materialinių vertybių apskaitą, apsaugą ir pan.;

4.4 mokėti savarankiškai organizuoti savo veiklą, valdyti, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją ir rengti išvadas; kelti savo kvalifikaciją;

4.5. sklandžiai reikšti mintis raštu ir žodžiu, išmanyti tarnybinį etiketą, būti gerų manierų, komunikabilaus būdo, mokėti priimti lankytojus, vesti dalykinį pokalbį, elgtis pagarbiai su aptarnaujamais ir kitais asmenimis;

4.6. turėti kompiuterinio raštingumo įgūdžių ir žinių, mokėti dirbti kompiuteriu MS Office arba lygiaverčiu programiniu paketu, domėtis informacinių technologijų naujovėmis ir jas pritaikyti darbe;

4.7. žinoti tarnybinį etiketą, tarptautinį protokolą ir jų laikytis;

4.8. žinoti saugos darbe, priešgaisrinės saugos, elektrosaugos dirbant kompiuteriu reikalavimus.

III SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

5. Skyriaus administratoriaus sekretoriaus pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

5.1. organizuoja Savivaldybės Administracijos direktoriaus priimamojo darbą, vadovų pokalbius telefonu operatyviai sujungdamas juos su išoriniais ir vidiniais abonentais;

5.2. dirba su Dokumentų valdymo sistema (toliau – DVS), pagal Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus reikalavimus registruoja įstaigos, vadovų siunčiamą korespondenciją ir siunčia ją ir kitus vykdomuosius raštus nurodytiems adresatams; DVS registruoja:

5.2.1. Savivaldybės administracijos vadovų priimtus teisės aktus, patikrina, ar galutinai ir tvarkingai parengti dokumentai, susieja juos DVS su keičiamais, naikinamais teisės aktais, siunčia juos derinimo pažymoje nurodytiems adresatams, kartą per mėnesį – Vyriausybės atstovui,

5.2.2. įstaigos darbuotojų gautus prašymus, tarnybinius pranešimus, kitus teikiamus siųsti dokumentus (ataskaitas, planus, aktus, sąskaitas ir kt.),

5.2.3. sutarčių projekto rengėjų perduotas Savivaldybės ir Savivaldybės administracijos vardu pasirašytas sutartis; sutarčių kopijas ir kitus jų originalų egzempliorius ne vėliau kaip kitą dieną po sutarties registravimo perduoda padaliniui, atsakingam už sutarties įgyvendinimą,

5.2.4. vadovų tiesiogiai gautus kvietimus, apie juos informuoja vadovus, derina klausimą dėl jų dalyvavimo renginyje, informuoja apie dalyvavimą suinteresuotus asmenis, jeigu būna kvietime nurodyta – užregistruoja vadovus,

5.2.5. Savivaldybės administracijoje rengiamus atsargų nurašymų aktus, tiekėjų apklausos pažymas, gautus aktus, suderintus ir pasirašytus Administracijos direktoriaus ar jo įgaliotų asmenų, ir išsiunčia juos rengusiems asmenims,

5.2.6. Bendrojo skyriaus vedėjo pavaduotojo nebuvimo darbe laikotarpiu (nedarbingumo, atostogų ir kt.) – teisės aktų projektų antikorupcinio vertinimo pažymas ir viešina jas Teisės aktų informacinėje sistemoje (TAIS), Savivaldybės tarybos sprendimų projektų antikorupcinio vertinimo pažymas atspausdina ir perduoda Tarybos sekretoriui;

5.3. vykdo sutarčių dėl pašto, valymo paslaugų, teikiamų kanceliarinių, maisto prekių priežiūrą ir kontrolę (seka terminus, veda apskaitą, derina sąskaitas, organizuoja jų nurašymą ir pan.);

5.4. vykdo DVS rengėjų nurodytų siunčiamų dokumentų pasirinkto pasirašymo būdo stebėseną ir siekia, kad elektroniniu būdu siunčiami dokumentai būtų pasirašomi elektroniniu parašu;

5.5. rūpinasi teisės aktų, kitos svarbios visuomenei informacijos paviešinimu Savivaldybės interneto svetainėje, socialiniuose tinkluose;

5.6. tvarko Savivaldybės administracijos direktoriaus sudarytų nuolatinių komisijų, darbo grupių, patvirtintų aprašų ir taisyklių apskaitą, vykdo priimtų sprendimų kontrolę;

5.7. koordinuoja naudojimąsi posėdžių ir pasitarimų salėmis, užtikrina jų paruošimą posėdžiams, pasitarimams, organizuoja seniūnų pasitarimus, apie juos informuoja suinteresuotus asmenis;

5.8. koordinuoja naudojimąsi Vaikų kambariu;

5.9. rengia ir perduoda Buhalterinės apskaitos skyriui atsargų nurašymo aktus, pasirašytus Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu sudarytos komisijos ir patvirtintus Savivaldybės administracijos direktoriaus;

5.10. rengia pripažinto nereikalingu arba netinkamu (negalimu) naudoti turto nurašymo, likvidavimo, turto perdavimo naudoti ir ūkinio inventoriaus dokumentus;

5.11. dalyvauja rengiant Bendrojo skyriaus veiklos ataskaitas, planus, pagal kompetenciją sistemina, analizuoja ir teikia informaciją, reikalingą Savivaldybės veiklos ataskaitoms;

5.12. prireikus organizuoja interesantų priimamojo darbą ir pavaduoja atsakingą specialistą jo nebuvimo darbe laikotarpiu (atostogų, nedarbingumo, komandiruočių ir kt. metu);

5.13. pagal pareigybei priskirtą kompetenciją vykdo kitus Administracijos direktoriaus, Skyriaus vedėjo pavestas užduotis, kurios neprieštarauja Lietuvos Respublikos teisės aktams;

5.14. vykdydamas administratoriaus sekretoriaus pareigas gali vykti automobiliu po rajono teritoriją ir už jo ribų.